Aprendiendo a caminar la jungla… ¿Cómo sortear esos desafíos recurrentes para que fluya el trabajo de tu equipo?

En las conversaciones con tu equipo, ¿has tenido la sensación de estar atravesando junglas interminables donde hay que abrirse paso en la espesa vegetación, y no logran una visión del camino por delante? ¿O de estar en un pantano? O de andar en círculos volviendo a pasar repetidas veces por los mismos lugares?

Si trabajas con personas que necesitan coordinarse para lograr sus objetivos, es probable que esas sensaciones que describimos se deban a alguna de estas situaciones:

• Siempre hablan las mismas personas y no escuchamos todas las voces
• Hay un conflicto no tratado que nos frena para avanzar
• Al terminar la reunión las personas opinan: “Esta reunión podría haber sido un mail”
• Algunos temas se llevan todo el tiempo de la reunión (¡y más!) y sólo pocas personas pueden aportar a esos temas
• Existe dificultad para tomar decisiones. No logramos llegar a un acuerdo grupal y las decisiones se toman por fuera de las reuniones entre pocas personas
• Volvemos a discutir una y otra reunión sobre los mismos temas sin avanzar
• Terminamos los encuentros sin identificar accionables concretos, y habiendo tenido conversaciones sólo de catarsis

Si tienes rol de Scrum Master o participas de un equipo Scrum quizás hayas notado que:

• La reunión diaria o Daily es un momento de reporting sin enriquecimiento mutuo
• Las Plannings tardan 2 días, son agotadoras y no ayudan mucho
• Las Reviews son “día de examen” mostrando presentaciones o maquetas
• Las Retrospectives son espacios desiertos de participación, que hacemos para cumplir

¡Y podríamos seguir armando una larga lista!

Por suerte, algo podemos hacer al respecto. Estas dificultades o desafíos en el camino del trabajo grupal se pueden atender mejorando tus habilidades de facilitación.

Descubriendo caminos posibles en la jungla: 5 estrategias de facilitación ágil

Te contamos aquí estrategias para abordar algunos de los desafíos descritos. Ten en cuenta que no son recetas, sino ideas con las que puedes experimentar, inspeccionando y adaptando según tu contexto:

Desafío #1: Siempre hablan las mismas personas y no escuchamos todas las voces

Estrategia: antes de empezar a tratar un tema, traer conciencia del tiempo total que queremos dedicarle. Obtener confirmación del grupo sobre el interés en escuchar a todas las participantes. Luego podemos dividir el tiempo disponible por la cantidad de personas, así obtenemos el tiempo máximo que cada quien tiene para expresarse. Por último, elegir grupalmente quién tomar el rol de time-keeper y avisará cuando el tiempo de cada persona se haya cumplido.

Desafío #2: Hay un conflicto no tratado que nos frena para avanzar

Estrategia: si a pesar de tener una agenda clara en la reunión, la conversación sigue yendo hacia la discusión de un conflicto, quien facilita puede hacer una pausa para visibilizar esta situación al equipo. En conjunto pueden decidir entre: abordar el conflicto en ese momento, siempre que estén presentes las personas involucradas y estén siendo cuidadas, o declarar explícitamente que se buscará otro espacio para abordar el conflicto. Y, si tiene sentido, continuar con temas de agenda que no se vean afectados; sino, suspender la reunión hasta que se haya tratado el conflicto.

Desafío #3: Al terminar la reunión las personas opinan: “Esta reunión podría haber sido un mail”

Estrategia: el tiempo que invertimos en la preparación de la reunión suele tener un gran retorno de inversión. Desde el momento en que hacemos la invitación podemos explicitar la agenda objetivo, aclarando a quienes participarán los beneficios de estar presentes en el encuentro. También sugerimos indagar, para cada tema propuesto en la agenda, qué esperamos llevarnos de esa conversación grupal y decidir si es adecuado tratarlo en ese espacio. Tip: los temas que queremos comunicar unidireccionalmente, pueden enviarse previamente por mail, chat, y usar la reunión para conversaciones activas sobre dudas y aportes.

Desafío #4: Algunos temas se llevan todo el tiempo de la reunión (¡y más!) y sólo pocas personas pueden aportar a esos temas.

Estrategia: muchas veces tendemos a subestimar el poder de las conversaciones grupales, y por lo tanto a subvalorar los espacios en que ellas tienen lugar. Si alguno de los temas propuestos para conversar no involucran a la mayoría de las personas presentes, es recomendable revisar si conviene tratarlos en otro momento. También, si lo que se espera de su tratamiento es algo de mucho detalle (ej. redactar un documento, resolver algún aspecto técnico de un código de programación) es probable que el ámbito adecuado para tratarlo sea otro, sólo con las personas directamente involucradas.

Desafío #5: Las Plannings en Scrum tardan 2 días, son agotadoras y no ayudan mucho

Estrategia: un primer punto para revisar en esta situación es: ¿el equipo está teniendo espacios de refinamiento? El refinamiento es una actividad clave para cuidar el Product Backlog, repriorizando sus ítems, detallando criterios de aceptación, eliminado lo que no suma valor, etc. Tener espacios de refinamiento permitirá que el Equipo Scrum llegue mucho más conectado con los temas de la Planning. Un segundo punto es, durante la Planning, visualizar el Sprint Backlog que se está detallando y priorizando, para que todas las personas participantes puedan ver los acuerdos a los que se está llegando para cada ítem de trabajo. Otro punto muy importante: asegurarse de que el Equipo Scrum defina un Objetivo del sprint; este objetivo ayudará a mantener el foco a la hora de priorizar.
Y por último, facilitar una retrospectiva específica sobre la duración de las Plannings del equipo 😉

Seguiremos aportando ideas sobre esta temática que nos entusiasma tanto. Encontrar y compartir estrategias para trabajar con la complejidad de los equipos humanos, y con los desafíos cada vez mayores que nos toca enfrentar, es parte de nuestra pasión. ✨

Y en tu caso ¿Qué otros desafíos has encontrado? ¿Qué otras estrategias te han funcionado?

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Para saber más

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• Artículo ¡Necesitamos Facilitadoras! por Damian Buonamico y Thomas Wallet.

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Créditos

• Foto de Karl Anderson en Unsplash
• Ilustraciones: Juliana Betancur

Escrito por:

Verónica Argañaraz

Agile Facilitator | Coach | Trainer
MSc in Computer Sciences, Lic. en Informática

Acompaño a líderes, equipos y organizaciones en sus transformaciones para generar resultados valiosos en contextos complejos con alta velocidad de cambios en el negocio.

Juliana Betancur

Agile Coach & Trainer | Consultora | Facilitadora | Speaker

Ingeniera de sistemas y Especialista en Desarrollo de Software. Mi propósito es acompañar a personas, equipos y organizaciones en su camino hacia mejores formas de trabajar.