Dinámica de Check-out: 5 actividades para cerrar tus reuniones con broche de oro

Desde nuestra experiencia en Kleer haciendo acompañamiento a equipos, te compartimos los puntos clave para diseñar y facilitar tu próxima dinámica de check-out, y 5 actividades que hemos probado con muy buenos resultados.
Estas actividades te pueden servir de inspiración para crear y diseñar variaciones o actividades nuevas para realizar un cierre efectivo.

Foto: Jason Goodman en Unsplash

¿Qué es el check-out?

El check-out es una dinámica de facilitación dedicada a cerrar una reunión o encuentro, con una pequeña reflexión sobre la experiencia que tuvimos. Su objetivo está fuertemente relacionado con lo que se desee rescatar del espacio y con conocer el valor que generó para quienes participaron, dando al encuentro un cierre consciente y diseñado.

Como señalamos en nuestro artículo anterior “Check-in: la fórmula mágica para mejorar tus reuniones”, el check-out es una dinámica complementaria, igual de efectiva aunque no tan popular como el check-in.

¿Cómo diseñar una dinámica de check-out?

Para diseñar el cierre de una reunión te sugerimos los siguientes puntos clave:

• Definir el propósito del cierre

La pregunta que nos convoca es ¿Qué queremos lograr con el cierre? Como mencionamos anteriormente, la dinámica de check-out es la oportunidad de cerrar nuestra reunión con broche de oro.

¿Cómo queremos aprovechar esos minutos finales? Es necesario entonces que pensemos, por ejemplo: ¿Queremos conocer el principal aprendizaje de cada asistente? ¿O preferimos que sea un momento de agradecimiento?

El check-out también puede ser una herramienta útil para recibir feedback sobre el encuentro. Esta información podría resultar relevante tanto para quienes participan como para quienes facilitan, para incorporar mejoras en el diseño y la facilitación de próximas reuniones.

• Tiempo disponible

El tiempo invertido en el cierre suele ser más corto que el check-in: algunos minutos sobre el cierre de la reunión suelen ser suficientes. Un punto de referencia puede ser que máximo nos tome el 10% del tiempo invertido en la reunión, pero dependerá mucho del objetivo del encuentro.

• Cantidad de personas

La cantidad de personas y el vínculo entre ellas será determinante para establecer el tipo de check-out que podremos facilitar. No es posible hacer la misma actividad para un equipo de cinco personas que trabajan juntos a diario, que para un grupo de cincuenta asistentes a un evento que se ven por primera vez.

Para grupos pequeños, una ronda en la que cada uno cuente su apreciación o resuma en una palabra, puede funcionar. Si es un grupo grande, actividades como levantar la mano o votar a través de una app que consolide las respuestas suelen ser una mejor opción.

• Recursos necesarios

De acuerdo a las respuestas que hayamos dado en los puntos anteriores (propósito, tiempo y cantidad de personas) vamos a poder determinar cuáles serán las herramientas y materiales que nos permitirán obtener los resultados esperados. La clave aquí es pensar si es necesario comprar alguna licencia, pedirle a los participantes que descarguen una app, diseñar un tablero, llevar post-its y marcadores, etc. ¡Todo para evitar llevarnos sorpresas de último minuto! (que igual siempre van a ocurrir…).

5 actividades que puedes usar para la dinámica de check-out

Te compartimos 5 actividades que podrían servir de inspiración para crear y diseñar variaciones o actividades nuevas para realizar un cierre efectivo.

1. Mapeo de sentimientos

Preguntar a quienes participaron cuál es el sentimiento con el que se quedaron al final del espacio. En un encuentro virtual se podría utilizar emojis 🙂 😐 🙁 en el chat de la videollamada. De forma presencial se puede crear una lámina o tablero con dibujos de algunos sentimientos, y pedirle a las personas que hagan una marca sobre la que los identifica.

2. ROTI (Return of Time Invested) o Histograma de satisfacción

Valoración de cómo el retorno de nuestra inversión de tiempo en el encuentro, escribiendo de manera individual en un post-it un número entre 1 y 5 qué tan satisfecho o satisfecha me siento, siendo 5 la valoración mayor. Se puede pedir a los participantes que además del número dejen una nota con feedback específico y accionable.

3. Voto romano

Consiste en realizar un sondeo acerca de cómo percibió cada participante el encuentro, pidiéndoles que voten usando los pulgares, así:
- Pulgar arriba 👍 = excelente inversión
- Pulgar horizontal = no me sumó ni me restó
- Pulgar abajo 👎 = no fue una experiencia positiva

La idea es que las personas voten en simultáneo para evitar influenciarse por las respuestas de las demás.

4. Cierre con una palabra

Formando un círculo, pedir que cada participante exprese con cuál palabra se va del espacio. Puede ser un aprendizaje, un hallazgo, o algo que le quedó resonando al finalizar el encuentro. Para grupos grandes esta actividad se puede hacer usando una herramienta online como Mentimeter, en la que se genera una nube de palabras con las respuestas de quienes participaron.

5. Lluvia de agradecimientos

Invitar a que cada participante piense a quién o por qué agradecer en el espacio, resaltando y valorando acciones, momentos o situaciones.

¡Un último apunte!

La facilitación de dinámicas de grupo incluye una gran diversidad de actividades. Desde nuestro rol de facilitación nuestro foco es ayudar a liberar todo el potencial y bienestar de los equipos. La dinámica de check-out es muy importante ¡para cerrar las reuniones de equipo con broche de oro!

Te invitamos a que nos compartas tu experiencia facilitando algún check-out y nos cuentes qué aprendiste y qué recomendarías a otras personas que lo vayan a experimentar para que aprendamos y mejoremos el impacto en las facilitaciones.

¡Ah! Y puedes descargar el pdf con la infografía de las 5 dinámicas de check-out ⬇️.

Para saber más:

• Webinar Experiencias desafiantes de facilitación ágil con Verónica Argañarás y Damian Buonamico.
• Artículo ¡Necesitamos Facilitadoras! por Damian Buonamico y Thomas Wallet.

Escrito por:

Jader Rojas Jiménez

Agente de transformación organizacional, Agilista, Trainer, Agile Coach y facilitador de equipos.

Juliana Betancur

Agile Coach & Trainer | Consultora | Facilitadora | Speaker

Ingeniera de sistemas y Especialista en Desarrollo de Software. Mi propósito es acompañar a personas, equipos y organizaciones en su camino hacia mejores formas de trabajar.

Natty Davidovich

Soy facilitadora y agile coach en Kleer. Mi compromiso es acompañar a personas, equipos y organizaciones a transitar con consciencia y conexión el camino que los conduzca al lugar donde quieren estar. Para mí, la mejora continua se trata de identificar desafíos que nos ayudan a aprender de la experiencia.