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Trabajando con equipos que están adoptando Scrum (o algún otro framework ágil) suelo encontrarme escenarios como el siguiente:

  • Trabajan en iteraciones (o sprints)
  • Planifican al inicio
  • Revisan al final
  • Hacen retrospectivas (a veces) y tratan de mejorar

En muchos casos también tienen su reunión diaria (la daily standup o Scrum diario) y esos momentos suelen ser reveladores sobre qué están logrando como colaboración.

Antipatrón 1: cascada iterativa

Cascada Iterativa

Se nota al sincronizar que los miembros del equipo tienden a esperarse entre sí. Por ejemplo, alguien menciona que está terminando de diseñar X, que otro persona necesita para poder empezar a programar, para que finalmente otro pruebe...

Es frecuente en ese caso que algunos de los que no pueden continuar un item, inicien cualquier otra tarea (usualmente de menor prioridad) en la que no tengan trabas.

Obviamente, cuando se libera el ítem de más prioridad, es común que quede en espera hasta que se termine alguna de esas tareas menos prioritarias.

Antipatrón 2: sobre-especialización

Especialización

También podemos notar que en diferentes momentos ciertos ítems se acumulan y quedan pendientes para un especialista en particular, dependiendo del momento en que estamos del proyecto. En algún momento puede ser que haya mucho por hacer en la interfaz de usuario, y la persona a cargo queda desbordada, mientras los demás, nuevamente, comienzan a trabajar en lo que puedan.

En el extremo, se nota en ciertas iteraciones que algunos de los miembros del equipo están llenos de trabajo, mientras que otros no tienen mucho que hacer.

La magia de trabajar de a pares

Pares

Es problema de estos escenarios es que ese grupo no está colaborando realmente. De hecho, no es un equipo ágil, sino un grupo con apenas un objetivo común, por más sincronización diaria que hagan.

Un equipo ágil se enfoca en la prioridad; en el valor de negocio. Por lo tanto, antes que iniciar ítems de menos prioridad, cada persona busca oportunidades de colaborar con quien ya inició un ítem más prioritario, con varios objetivos:

  • Tratar de terminar cuanto antes lo que tiene más valor
  • Ayudar a mantener el foco y evitar bloqueos mentales frecuentes cuando trabajamos solos
  • Aprender lo básico de las especialidades del resto del equipo, para que poco a poco muchas tareas triviales (que estadísticamente son la mayor parte de un proyecto) puedan ser resueltas por cualquiera.
  • Lograr mayor integridad conceptual en el producto, al compartir con todo el equipo una visión holística, donde el equipo entero es responsable por el total, y no por diferentes componentes o aspectos.

¿Todo hay que hacerlo de a dos?

Solos o de a pares

No necesariamente. De hecho, aunque suena raro, si un equipo empieza a trabajar de a pares más frecuentemente, va aumentando la capacidad de cada miembro de encarar solo cualquier tarea. Pero a la vez aumenta la facilidad con que cualquiera puede pedir ayuda (cosa que para mucha gente es una enorme barrera) a otros.

Lo que suele ocurrir es que las personas tienden a trabajar solas en las tareas más sencillas y triviales (con un poco de aprendizaje, incluso las que están fuera de su especialidad) y les resulta casi natural reunirse y dividirse de manera fluida según sus necesidades.

Colaboración real en equipos

Dentro de los equipos ágiles, en definitiva, se busca que a través del aprendizaje colectivo podamos extender las capacidades de cada persona más allá de su especialidad. Esto no significa que ignoramos el estudio y experiencia acumulada de cada uno, ni que queremos que todos sean absolutamente expertos en todo.

Lo que busca un equipo ágil es aplicar el principio de Pareto a las capacidades individuales, es decir que cada persona aprenda aproximadamente el 20% de las especialidades del resto del equipo, que suelen resolver el 80% de su trabajo.

En definitiva, buscamos poder distribuir más uniformemente el trabajo, aprovechando al máximo los conocimientos muy específicos solamente en esos pocos casos en que se plantean problemas tan complejos que requerimos todo el poder del "experto".

Finalmente, esta forma de trabajo es la que apoya el principio ágil de enfocarnos en la entrega de valor, ya que nadie necesita estar haciendo nada que no sea de la mayor prioridad.

Las empresas tradicionales de muchas industrias -que tuvieron éxito hasta el presente- no podrán sobrevivir mucho tiempo más si no desarrollan su capacidad de adaptarse al nuevo contexto que proponen las tecnologías de información y los hábitos de los nativos digitales.

Hoy, las organizaciones exitosas y que trascienden son aquellas que logran adaptarse continuamente como organismos evolutivos a los cambios de contexto. Como lo describió Darwin en su Teoría de la Evolución: aquellas que no logren adaptarse podrían extinguirse. Esta habilidad de adaptación es conocida como la “Agilidad Organizacional”.

Tomemos el ejemplo de entidades bancarias, financieras y aseguradoras: luego de cientos de años de estabilidad y gráficos de rentabilidad ascendentes, se encuentran ahora seriamente amenazadas por el contexto digital. Cómo escuché de un gerente bancario: “Afrontémoslo, nadie se levanta a la mañana con ganas de ir a hacer una fila al banco”. Cada vez más operaciones son posibles desde el celular.

Las reglas del juego en el mundo digital son muy distintas y podrían transformar el ADN de la organización.

La Cultura Organizacional

El mayor desafío al que se enfrentan las empresas tradicionales en su transformación (o evolución) digital es el cambio de cultura organizacional que implica en todos sus niveles.

Muchos de los supuestos que operan en el seno de la cultura organizacional tradicional tienen sus bases en los principios de Taylor y Fayol de principios del siglo XX. En cambio, para aquellas organizaciones que pretenden sacar partida del desarrollo de software, estoes diferente y se requiere otro paradigma de pensamiento, acorde a los “trabajadores del conocimiento”: La cultura de las organizaciones ágiles.

El cambio cultural, para ser sostenible, debe alcanzar también a los directivos y líderes de la organización. Ya que la forma de gestionar tanto la empresa como a sus integrantes es esencialmente distinta.

Como sostiene Peter Drucker “Los trabajadores a lo largo de la historia podían ser ‘supervisados’. Se les podía decir qué hacer, cómo hacerlo, qué tan rápido hacerlo, etc. Pero los trabajadores del conocimiento no pueden, en efecto, ser supervisados”.

Veamos a continuación cómo son las empresas exitosas en el mundo del software en contraste con las tradicionales.  

1. Valor Generado por sobre Reducción de Costos

El paradigma tradicional de gestión pone el foco en el control y reducción de costos para lograr una ventaja competitiva. Consideran a los integrantes de la organización como “recursos humanos” y eventualmente se los contabiliza como costos del proyecto.

El outsourcing de personal, asignar personas de manera parcial a múltiples proyectos al mismo tiempo, contratar personas sub-calificadas, oficinas incómodas y hasta requerir justificar el gasto de personal con un documento de Caso de Negocio son sólo algunas de las estrategias con las que me he encontrado para ahorrar en costos.

Una organización ágil, entiende que la ventaja competitiva se encuentra en entregarle un diferencial en valor y calidad al usuario final antes que la competencia. Para ello las organizaciones ágiles generan los contextos en donde se desarrollan equipos de alto rendimiento, buscan y desarrollan los mejores talentos y les dan las herramientas y el contexto que necesitan para lograrlo.

2. Equipos Multidisciplinarios por sobre Silos Especializados

Una clara herencia del taylorismo es la especialización del trabajo para la división de tareas y las estructuras organizacionales por áreas de especialización. Así, por ejemplo todos los especialistas en diseño trabajarán juntos como un área, lo mismo con los especialistas en calidad, marketing y cualquier otro rol. Este tipo de estructura tiene por objetivo la reducción de costos a partir de aprovechamiento eficiente de recursos, la estandarización y la especialización de las tareas, al tiempo que se pierden de vista las imperdonables demoras en los tiempos de entrega al usuario final.

Las organizaciones ágiles, se desarrollan entorno a equipos multidisciplinarios que trabajan juntos a diario, integrando la diversidad de habilidades y conocimientos para potenciar la creatividad y generar soluciones innovadoras en el menor tiempo posible, gracias a la autonomía que cada equipo logra. En palabras de Niklas Modig: optimizar la “Eficiencia de Flujo” (flujo de la cadena de valor al usuario) por sobre la “Eficiencia de Recursos”. Este tipo de estructura favorece la colaboración y amplifica el aprendizaje de manera sistémica, generando resultados de mayor calidad.

3. Visión Sistémica por sobre Optimización Local

En las organizaciones tradicionales, es común encontrar objetivos y métricas de rendimiento definidos por cada departamento. El problema es que este enfoque facilita que se generen estrategias para lograr esos objetivos con la mayor efectividad pero perjudicando el beneficio general de la organización. Una optimización local genera un sub-óptimo global.

Los objetivos de un departamento podrían además entrar en conflicto con los de otros. La interdependencia para lograrlos y los bonos remunerativos por cumplimiento pueden producir grandes frustraciones y conflictos interpersonales; perdiendo de foco lo importante.

Las organizaciones ágiles tienen su foco puesto en el usuario final, en términos de valor y tiempos de entrega. Por lo tanto los objetivos y las métricas de productividad apuntan a optimizar los resultados generados por la organización en su conjunto. Este enfoque fomenta el trabajo colaborativo entre los distintos departamentos ya que los objetivos son compartidos.

4. Outcome por sobre Output

El término “output” hace referencia a la cantidad de producción. Dentro del modelo de gestión tradicional, mayor cantidad de producción representa mayor productividad, por ejemplo, en un banco podría ser la cantidad de cuentas abiertas.

Esto no es válido en el mundo de software, donde mayor cantidad de producción de software o mayor cantidad de horas de un programador trabajando no significa necesariamente mayor valor.

Las organizaciones ágiles se enfocan en generar resultados de valor para el usuario final. El término “outcome” se refiere justamente a los resultados, que no necesariamente dependen de la cantidad de software desarrollado sino, en desarrollar solamente y exactamente lo que el usuario está necesitando. Explotar esta característica puede ser una gran ventaja competitiva.

5. Motivación Intrínseca por sobre Motivación Extrínseca

En las empresas tradicionales, se considera que los empleados se sienten principalmente motivados a trabajar por la remuneración percibida y que deben ser controlados y supervisados para sean productivos, respondiendo a la Teoría X de McGregor (1960). Hoy vemos esta herencia en los incentivos con bonos por cumplimiento de objetivos y en el control estricto de horas trabajadas. Se otorgan beneficios remunerativos y no remunerativos para retener talentos.

Las organizaciones ágiles, responden a la Teoría Y, donde los integrantes se sienten intrínsecamente motivados por un propósito significativo, alcanzar objetivos desafiantes y generar resultados de valor para el usuario y para la organización de la cual forman parte. Dentro de este modelo los premios y castigos no son necesarios. Adicionalmente, los beneficios se otorgan con el interés genuino de cuidar el bienestar de los integrantes de la organización y no como estrategia de retención.

6. Líderes por sobre Jefes

Henri Fayol aportó a las empresas tradicionales con la cadena de mando, comando y control, destinada a la gestión y el control de los trabajadores. El modelo de empleados acatando órdenes de sus jefes no resulta efectivo en el mundo de desarrollo de software, donde los equipos de desarrollo son los expertos y muy probablemente conocen más de la solución que sus jefes.


Así, en las organizaciones ágiles pierden sentido las estructuras verticalistas. Se buscan equipos más horizontales donde todos pueden aportar y desafiar ideas por igual sin barreras jerárquicas. Los líderes emergen en los equipos autoorganizados de manera natural y dinámica. Esto además fortalece tanto la confianza como el compromiso y es una forma más motivante de trabajar.

7. Toma de Decisiones Descentralizada

En las organizaciones tradicionales las decisiones se toman en los niveles más altos, y suelen están más lejos de la problemática real.

En las organizaciones ágiles, con un contexto de visión compartida y objetivos claros, se delega a los equipos el poder tanto de tomar decisiones como de ejecutarlas. De esta manera son más rápidas y amplifican el aprendizaje. La autonomía resultante del empoderamiento de la descentralización de decisiones, a su vez refuerza el compromiso y la motivación de las personas.

8. Mayor Confianza, Menor Burocracia

Las organizaciones tradicionales emplean una mayor cantidad de reglas y políticas que deben cumplirse de manera estricta, limitando la autonomía y muchas veces impiden el logro efectivo de resultados y la capacidad de adaptación (agilidad) de la organización.

La falta de confianza genera necesidad de control. El control requiere invertir esfuerzo en tareas de gestión, tales como presupuestación detallada, estimación de tiempos, planificación de tareas, medición de productividad y rendimiento de los equipos. También hay roles específicos dedicados al seguimiento y control de desvíos. Estos roles adicionales agregan su propia complejidad y costos a la organización.

Las organizaciones ágiles, son más efectivas al liberarse de la carga que implica todo lo anterior y se enfocan en la tareas que entregan valor al usuario final con mayor simplicidad organizativa.

En el Camino Ágil

Las organizaciones ágiles son muchas veces representadas como un ecosistema de organismos vivos con inteligencia colectiva que logran adaptarse y evolucionar. Peter Senge las definen como “Organizaciones que Aprenden”.

La organizaciones ágiles son más humanas y más conscientes. Las personas no son recursos sino la organización misma. El trabajo tiene propósito y valores compartidos. La compromiso, la confianza y la colaboración predominan en el aire que se respira en todos los niveles. Estos factores desarrollan paso en paso y favorecida por los contextos de trabajo que describo en este artículo. Cada uno de ellos es funcional al resto de manera integral e interdependiente.

Sin embargo, en su camino a la Agilidad Organizacional, las empresas se encontrarán con desafíos en cada uno de esos aspectos. Por ello, la Transformación Digital debe ser acompañada con consultoría especializada y coaching ágil con los líderes de la organización y con los equipos de trabajo. Esta es nuestra misión en Kleer.

 

Damián Buonamico

Twitter: @dbuo
LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/buonamico

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Por Adrián Cohan, Paula Di Falco y Ricardo Colusso


El Diseño Estratégico de Servicios es una herramienta de innovación para crear nuevas propuestas de valor a nuestros clientes que nos diferencien de la competencia, potenciar la interacción con los usuarios de nuestros servicios y crear para ellos gratas experiencias memorables. Nos lleva a poner en el centro de la atención a los usuarios para descubrir los problemas que debemos resolver, crear múltiples soluciones factibles y validarlas antes de seleccionar la más efectiva.

Pensar como diseñadores nos permite empatizar, entender contextos, interpretar patrones de comportamiento y analizar en forma sistémica las fricciones e impedimentos que presentan los servicios que ofrecemos a los usuarios del “mundo real”.

Es por esto que no debería sorprendernos que las empresas que aplican Diseño Estratégico de Servicios son las que logran con mayor éxito fidelizar clientes y optimizar procesos, a la vez que son las más rentables y resilientes a los problemas macroeconómicos.

A modo de ejemplo un estudio detallado de 10 años a cargo del Design Management Institute (DMI) reveló que las 16 empresas del índice Standard and Poor (S&P) que aplican Diseño Estratégico con mayor profundidad son en promedio 211% más rentables que las que no lo aplican.


Las 5 claves del Diseño Estratégico de Servicios

Sobre la base de experiencias de trabajo con clientes de varios países durante más de 20 años de práctica profesional, detectamos cinco factores clave para el Diseño Estratégico de Servicios:

1. Definir las estrategias de diseño a aplicar, antes de comenzar la etapa creativa, lo que incluye la creación de un Brief de Diseño que contiene información sobre los requisitos productivos, comerciales, operativos, logísticos, de marketing y de ventas.
2. Estudiar y entender a la competencia, no sólo la inmediata, visible y medible, sino también la potencial y la alternativa
3. Definir un Programa de Diseño para cada producto o servicio que nos va a permitir satisfacer todos los requisitos particulares que hayamos planteado
4. Gestionar la innovación estableciendo el umbral MAYA (Most Advanced Yet Acceptable), que es un concepto relacionado con la resistencia de las personas ante lo desconocido. Entendiendo que toda innovación genera algún nivel de des-confort, utilizamos el diseño conceptual de lo evolucionario/revolucionario para  gestionar este nivel en forma inteligente
5. Tener en cuenta cómo cada servicio llegará al usuario final a través de un mapa situacional de la empresa que permita planificar el modo en que implementaremos nuestra innovación.

El Diseño Estratégico de Servicios se utiliza junto con Métodos Lean y los marcos de trabajo ágiles para definir procesos eficientes, mitigar riesgos, aprender rápido, y acortar los tiempos de entrega.

Acerca de los autores:
Paula Di Falco es Diseñadora Industrial, estudiante de Digital Product Management y Design Manager en CohanDesignGroup.
Adrián Cohan es Diseñador Industrial UNLP, Master en Diseño Industrial RISD USA, especialista en desarrollo de nuevos productos y fundador de varios emprendimientos de diseño, Lavacatada y U3D.
Ricardo Colusso es M.B.A., Lic. en Sistemas, trainer/coach en Kleer, especialista en Innovación Aplicada, Métodos Ágiles y Transformación Empresarial.

Y nuestras empresas:

Organización dedicada a la innovación de servicios o productos desde el definición estratégica hasta su implementación en el mercado. Brindamos servicios de Design thinking, UX, Diseño Industrial y Gráfico, Ingeniería de Producto, Prototipado, Producción y Seguimiento de proveedores externos

Literatura Potencial al Aire Libre

22/04/2018 - Code & Beyond

Literatura Potencial al Aire LibreDurante la reciente edición 2018 del Agile Open Camp, en Bariloche, Argentina, presenté una charla relámpago (21 slides de 20 segundos cada uno; 7 minutos en total) que titulé “Restricciones para la Creatividad” y en la que contaba sobre el Oulipo, el “Ouvroir de littérature potentielle” que en los años '60 fundaron en Francia escritores de diferentes orígenes, dedicado a explorar las posibilidades de restricciones auto-impuestas, surgidas sobre todo de las matemáticas y sus derivados (como la música o el ajedrez) para desencadenar procesos creativos.

Debajo queda la presentación, aunque son sólo imágenes. Pero más importante que eso, para mi, es el libro que tiene el mismo título que este post, resultado del taller que realizamos más tarde, durante una sesión del Open Space.

Los asistentes escribieron varios Haiku, y luego comenzaron cuatro cuentos, algunos de los cuales fueron finalizados días más tarde. El librito es una compilación de esos trabajos, más una breve introducción que recupera (con notas adicionales) parte de la charla relámpago.

Gracias a Marta Bendomir, Tommy Christie, Marcela Pelz y María Thompson por participar del taller y del libro, y gracias a Manuel Mandrafina Thompson que colaboró en el cierre de uno de los cuentos.

El libro puede descargarse en forma libre y gratuita desde aquí (o desde la imagen de tapa más arriba).





Hace ya unos años que voy recorriendo mi propio camino Slow y acompañando a otros caminantes en el suyo... Ahora siento más confianza para expresar lo que considero la esencia de este camino.



Una definición

Para mi, ser slow es:
"Elegir consciente y continuamente el ritmo adecuado para habilitar el disfrute responsable, las conexiones genuinas y los beneficios sostenibles"

Sobre el camino

Este anhelado ritmo adecuado a veces puede ser rápido, no necesariamente siempre es lento. Y su elección puede tomar muchas formas:

  • decir que no a alguna actividad por un ritmo inadecuado, 
  • prepararme y ponerme en buenas condiciones para poder sostener un ritmo rápido durante un tiempo, 
  • aplicar algunas técnicas que me ayuden a bajar mi ritmo, a centrarme, a relajarme, a recuperar mi energía,
  • alternar actividades rápidas y lentas para cuidarme.

Me gusta pensar esta definición como un camino que nunca termina, y no como un lugar al cual llegar. La elección es constante, y en cada paso del camino puedo modificar mi próximo paso, hacerlo distinto, mejor, experimentar o volver atrás. Probablemente en algún momento no logre balancear el disfrute responsable, la calidad placentera, los resultados sostenibles y las conexiones genuinas a través de un ritmo adecuado, pero por suerte puedo intentarlo de nuevo en mi siguiente actividad. Tengo tantas oportunidades como momentos de consciencia sobre mi ritmo.

Finalmente, esta definición o este camino tiene múltiples niveles de aplicación. Puede ser:

  • una búsqueda personal, 
  • una búsqueda de un equipo de trabajo (Los derechos slow del equipo ágil), 
  • una búsqueda de una organización (The calm company), 
  • y quizás se pueda aplicar también en redes de personas, redes de equipos y redes de organizaciones. 

Inspiraciones

Esta definición se inspira de múltiples conversaciones, experiencias compartidas y lecturas apasionadas. Sin poder mencionarlas todas, quiero destacar algunas:


Y tu, ¿cómo definirías la esencia de Slow?

¿Por qué la mayoría de las organizaciones buscan la creatividad, la horizontalidad y la auto-organización con magros resultados? Seguramente podríamos hacer una larga lista de respuestas para esta pregunta.

En este caso les propongo explorar la siguiente idea: buscar estos objetivos sin repensar los mecanismos de control y visibilidad es un error.

Les comparto mi análisis, principalmente motivado por la re-lectura reciente de La empresa emergente, de Rafael Echeverría. Una lectura breve (menos de 160 páginas) e intensa, muy recomendada. También encontrarán elementos relacionados con Toyota Way y muchas otras lecturas.

¿Por qué? – La necesidad

Todo proceso organizado requiere uno o más lazos de feedback, una forma de verificar si estamos en el camino correcto o no, si estamos mejorando o empeorando, y si lo estamos haciendo bien.

Una iniciativa de evolución o de mejora que no revise el mecanismo de feedback y control será, lógicamente, evaluada por los responsables usuales del trabajo en la organización (por ejemplo gerentes y jefes). Lo más probable es que estas personas utilicen las herramientas preexistentes, las que conocen y en las cuales confían.

El efecto se acentúa en los procesos de cambio por el “miedo a equivocarse”. Por ello es esperable que, además de utilizar un mecanismo inadecuado, se use más intensamente.

¿De dónde venimos? – La historia

A principios del siglo pasado las ideas de Frederick Taylor posibilitaron un gran avance en el análisis y la organización del trabajo con base en las distinciones de movimientos y tiempos. Esto permitió desarrollar técnicas de mejora de la productividad y la experiencia del trabajador. También Taylor distinguió dos tipos de tareas o responsabilidades: la del que diseña esos movimientos y tiempos y la del que los ejecuta.

De esta división emerge la necesidad de diseñar una forma de garantizar que los movimientos y tiempos diseñados se cumplieran. La estandarización y el control de su cumplimiento fueron las respuestas adecuadas en ese contexto.

Esta fue la tarea de los capataces, las personas que se aseguraban de que otras hicieran su trabajo según el estándar. Si esto no ocurría, había que corregir el comportamiento hacia el estándar, alentando el cumplimiento y/o desalentando el incumplimiento.

Estas ideas permitieron mejorar la previsibilidad del trabajo y la posibilidad de multiplicar la productividad sin la pérdida de la uniformidad.

La forma de “trabajar bien” está ligada al hacer siempre igual, no cuestionar, no cuestionarse. El que se aparta de los estándares, de lo acordado (o indicado), corre riesgos. El resultado es la emocionalidad del miedo como herramienta de control del trabajo.

Nota: una mención aparte merecen las iniciativas de mediados del siglo pasado, como el Toyota Production System en donde el aprendizaje distribuido ha dado excelentes resultados.

¿Dónde vamos? – La necesidad (actual)

Estamos ingresando en un mundo del trabajo que requiere creatividad, mejora continua y flexibilidad. Incluso algunas empresas avizoran que no lograrán subsistir si no son capaces de responder con más velocidad y precisión a las necesidades emergentes. Precisión, en este caso, para diseñar la intervención más simple posible que nos permita lograr el resultado buscado.

“El miedo” empuja las decisiones hacia el punto más alto posible de la jerarquía de la empresa por lo que el tiempo de respuesta crece y, sobre todo, donde es difícil disponer del contexto adecuado para diseñar una buena respuesta.

Mi hipótesis

En este contexto, los mecanismos de control y visibilidad tradicionales, además de ser ineficaces, funcionan como inhibidores de la mejora de la velocidad y la precisión.

Mi hipótesis es que, en los procesos de evolución organizacional, prestamos mucha atención a la evolución de las formas del trabajo y poca atención a generar un contexto de seguridad en la organización sobre el cumplimiento de los resultados esperados.

En otras palabras, no estamos facilitando adecuadamente la transición desde command and control hacia otras formas de visibilidad del cumplimiento de resultados, ya definidas en el movimiento ágil.

El papel del liderazgo

Cabe preguntarse: ¿Cuál es la responsabilidad del liderazgo en este cambio?

Uno de los rasgos importantes en las nuevas formas de trabajo es la cultura de la experimentación con fines de aprendizaje para la mejora continua y el desarrollo del empoderamiento en cada persona para la decisiones en el mejor momento y contexto posible.

Para ambos objetivos es necesario que los líderes formales habiliten el liderazgo emergente, al menos, en dos espacios.

Por un lado, allanar el camino para que cada persona en la organización vea valor en la reflexión sobre mejores formas de realizar el trabajo, comenzando por valorarla el mismo.

Por el otro, fomentar sistémicamente la responsabilidad sobre la toma de decisiones en el mejor contexto posible (tan cercano al origen del problema como se pueda) y aprovechando las oportunidades de aprendizaje en ese camino.

Conclusión

Creo que la organización debe facilitar un camino seguro para la transición desde la dirección y el control hacia el servicio de remoción de impedimentos. No es trivial este cambio ya que, visto desde la óptica tradicional, puede verse como una “peligrosa” pérdida de poder.

El camino hacia la confianza de todas las personas de una organización es equivalente al camino hacia la confianza de sus líderes.

Los líderes deben aprender a facilitar los espacios experimentales generando condiciones “seguras” para las personas y para la organización, es decir, estableciendo pautas de responsabilidad y transparencia, removiendo impedimentos organizacionales, dando feedback,

En otras palabras, la responsabilidad de los líderes (formales) es facilitar la transición de la emocionalidad del miedo hacia la emocionalidad de la confianza, lo cual favorecerá la aparición de liderazgos emergentes.

Nota: Recomiendo leer también este artículo de David Canteros, probablemente escrito al mismo tiempo que este.

Es un placer comentar en este post la publicación de la traducción al español del libro 96 ejemplos de visualización - Cómo visualizan su trabajo los mejores equipos, de Jimmy Janlén.

Considero que este libro es un gran aporte practico a la gestión visual para equipos y personas ágiles. Incluye 96 ejemplos bien concretos y simples de entender para ayudar a los equipos y personas ágiles a visualizar los aspectos claves de su trabajo.

¡Muchas gracias a Jimmy Janlén por la extraordinaria recopilación y por dejarme traducir su libro!



Contenidos

Este libro está lleno de ejemplos de visualización para mejorar la colaboración y comunicación de los equipos y para modelar comportamientos. Está escrito para personas y equipos que trabajan en un contexto de desarrollo ágil de software.

Las páginas muestran únicamente ejemplos. Nada más. No hay explicaciones teóricas profundas. No hay explicaciones de Agile ni de Scrum. No hay referencias de Gamificación. No hay discusiones de cómo el cerebro interpreta señales visuales ni de cómo nuestro comportamiento es influenciado por informaciones visuales. Existen otros libros escritos sobre estos temas.

Los ejemplos en este libro podrían ser percibidos como si fueran la mejor y única manera de hacer las cosas. Por supuesto que esto no es verdad. Los ejemplos no son mejores practicas. Son solamente sugerencias. Necesitará adaptarlos al contexto y las necesidades de su equipo


No se pretende que lea este libro de principio a fin. Hojee. Salte hacia atrás y hacia adelante. Elija lo que le guste. Combine las ideas de cualquier forma que encuentre útil. Experimente y evalúe. Evolucione o descarte.


Agradecimientos & Invitación

Agradecimientos especiales al gran equipo de revisores de la traducción: Verónica Argañaraz, Natalia Baeza, María Gertrudis López, Federico Casabianca, Carlos Marin y Alonso Alvarez... ¡¡¡Kudos totales!!!! 

Para cerrar me gustaría extender por aquí la invitación de Jimmy a que cada uno pueda complementar el libro con sus propios ejemplos de visualización (podría ser en los comentarios de este post o a través de esta página)... ¡Gracias!

En este Webinar que grabamos como parte de la formación del: Agile Team Coach, junto con un increible equipo de trabajo compartimos un poco acerca de coaching agil.

En respuesta a un post en LinkedIn de Daniel Goldman   Coincido con @Mariela Machado sobre el cambio cultural. Nuestra mirada desde la Agilidad y de Lean Es que la cultura la afectamos indirectamente a través de cambios en el sistema organizacional, viendo la organización no solo como un sistema sino además como un flujo … Leer más "¿Esta es la realidad en tu empresa? Sin dudas hay mucho para mejorar."

Muchas organizaciones están en un camino de evolución organizacional, embarcándose en la agilidad  como principal alternativa. A veces es por iniciativa propia y en muchos casos con escepticismo, pero con la presión de la industria y de sus competidores que comienzan a generar ruido con la agilidad.

Este afán de comenzar a transformarse muchas veces cae como una patada en la cara para quienes tienen que llevar esa transformación adelante, generando múltiples interrogantes para comenzar, ¿debería usar un framework?, de ser así ¿cuál usar?, ¿Cuánto va a tardar?, etc.

En ocasiones, este afán de comenzar a generar resultados lleva a los líderes de estas iniciativas de cambio a tomar acciones sin preguntarse antes el para qué de ese cambio, sin entender cuál es el driver de la toma de decisiones o el objetivo qué queremos lograr por medio de esto.

Pensando un poco en eso, el rol de quienes acompañamos estas evoluciones organizacionales va mucho más allá de ofrecer el framework mejor posicionado en el mercado o el empaquetado de una solución para transformar en unos meses a la organización.

Antes de comenzar a tener la discusión que viene tomando mucha fuerza hoy por hoy, de si uso LeSS, SAFe, o si mejor comenzamos con Scrum-of-Scrums o DAD, tenemos la responsabilidad de comenzar a generar preguntas a los líderes de ese cambio, pensando en el objetivo de la organización. Para así tomar las decisiones que beneficien el sistema completo, independientemente del framework que usemos.

En ese sentido y pensando en que para entender cómo la agilidad ayuda a esos objetivos es importante poner una base común de lo que entendemos con agilidad. Una definición con la que resueno mucho es “La agilidad es la capacidad de adaptabilidad de una organización”. Martín Alaimo

De esta manera el objetivo de un Agile Coach es ayudar a las organizaciones a descubrir cómo ser más efectivas, en términos de qué tan rápido pueden identificar y responder a las necesidades de sus clientes para cambiar de dirección y esto poco tiene que ver con aplicar un framework.

Los frameworks pueden resultar atractivos, pues resulta atemorizante no contar con una respuesta clara que me diga cómo pasar de un punto A a un punto B. Y es que será común que una organización desee la magia de la agilidad de la que se escucha en todos lados, pero sin pagar el costo que esto implica al desafiar la estructura misma de la organización.

Así que empiezan enviando un puñado de gerentes de proyecto para la certificación de Scrum Master, y tal vez a algunos analistas de negocios para la capacitación de Product Owner, y alguna que otra capacitación para los desarrolladores (en el mejor de los casos) y contratamos al gurú en el framework del momento. Aquí nos encontramos con una dura realidad en la cual las iniciativas ágiles fracasan, pues la evolución es un proceso continuo en el tiempo, que además no es lineal, que va y viene, tiene idas y vueltas. Tiene retroalimentación del entorno y se adapta constantemente.

Ilustración de @julibetancur

Además de esto, una evolución sostenible requiere un cambio fundamental en la cultura de la organización, un cambio en los paradigmas de cómo percibimos el mundo y cómo interactuamos con él, un cambio genuino en sus líderes.

Por supuesto no es mi intención generar un panorama desalentador, o hacer las veces de detractor del uso de una u otra herramienta, si no más bien establecer el contexto para hablar de algunos aprendizajes que he venido charlando, tanto con colegas como clientes, acerca de ese impulso y de las decisiones iniciales que son clave en el futuro éxito o fracaso de la evolución organizacional . Algunas de ellas son:

Entender la organización como un sistema y encontrar el/los objetivos de optimización

Como mencionaba más arriba, antes escoger uno u otro framework es importante pensar en la organización como un todo, en el cual algunas decisiones -aunque bien respaldadas por un framework probado en determinado contexto- podrían jugar en contra del objetivo organizacional convirtiéndose en optimizaciones locales. De esta manera al tener un objetivo claro, cada decisión más allá de hacerse porque “El gurú” en “El framework” lo dice, se tomará pensando en beneficiar el sistema completo.

Enamorarse de la agilidad, no de los frameworks

Para este punto seguramente ya estoy sonando demasiado reiterativo, pero me gusta hacer hincapié en que ningún framework o herramienta es una bala de plata que funcione en todos los contextos y más bien el foco debe estar en la toma conciente de decisiones.

Paciencia y tenacidad

Cambiar la cultura de una organización no es algo que suceda de la noche a la mañana. La evolución organizacional requiere tiempo, paciencia y tenacidad. Cambiar una empresa de cientas o miles de personas tomará varios años.

De la misma manera que comenzar un cambio en los hábitos de la vida diaria, como comenzar a entrenar para correr una maratón, implica ir de menos a más, aprender del propio ritmo y los límites para exigirse. Los músculos y los pulmones deben evolucionar  y adaptarse constantemente en un proceso que seguramente será doloroso y posiblemente nos hará querer renunciar, pues va en contra de la inercia de nuestro propio cuerpo. De la misma manera, una evolución organizacional no será fácil y desafiara nuestros límites como agente de cambio.

Encontrar aliados

Siempre hay personas por ahí en las organizaciones con ganas y entusiasmo por la agilidad que con frecuencia pasan desapercibidas. Es importante mantener los ojos abiertos pues estos early adopters (poniéndome un poco friky con las analogías) “son la chispa que encenderá la llama” del cambio y la mantendrá viva.

Personas dedicadas

Este sin duda suele ser uno de los puntos más débiles que me he encontrado en distintas organizaciones, así como la evolución no sucede de la noche a la mañana tampoco sucederá por sí misma. Será fundamental un equipo dedicado el 100% de su tiempo a esto.

Pensando ampliamente en el sistema completo, esta es una pequeña inversión y sin embargo es sorprendente lo difícil que puede ser conseguir esta asignación de personas y fondos en una organización. Vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que este compromiso esté en su lugar antes de comenzar.

Sponsors con influencia

Al pensar en la organización como un sistema que será impactado en su estructura actual, es importante entender que muchos de esos cambios no serán posibles si no hay alguien con poder de decisión que respalde de cerca la evolución.

Sin el apoyo de estos altos ejecutivos, cualquier intento por cambiar la estructura de la organización se va a estrellar contra una pared.

Mensaje adecuado para la audiencia adecuada

El lenguaje es poderoso pues construye la realidad, y de la misma manera en diferentes entornos dentro de una organización tendremos que adaptar el mensaje dependiendo de la audiencia: no es lo mismo hablar con un financiero que con alguien de talento humano, si bien podemos pensar en la organización como un todo, diferentes actores dentro del sistema tienen interpretaciones distintas de la realidad.

Conocimiento

Si bien mencionaba anteriormente es importante tomar decisiones conscientes pensando en el sistema completo, también es necesario contar con un conjunto de conocimiento y habilidades inicialmente en el equipo base como pensamiento sistémico, teoría de la complejidad y por supuesto agilidad.

En este aspecto será importante contar con ayuda de personas que se hayan enfrentado antes a algún proceso similar y tenga suficientes aprendizajes que ayuden a transitar el largo camino de la evolución, personas comprometidas dispuestas a co-crear la evolución con mente abierta pensando siempre en el objetivo de la organización.

Las 3 P

Práctica… Práctica… Práctica

“El que aprende y aprende y no practica lo que aprende, es como el que ara y ara y nunca siembra.” Platón

Emprender el camino ágil implica replantearse en lo más profundo del ser tanto en la organización como en lo personal  y romper esos paradigmas que tenemos establecidos no será algo fácil, es necesario buscar espacios para practicar y entender el porqué de una u otra herramienta.

Para finalizar…

Este artículo esta escrito principalmente para esos líderes y agentes de cambio que están por comenzar un proceso de evolución organizacional con algunas cosas que me he encontrado por el camino como grandes aprendizajes. Y si ya estás en ese camino, espero te haya servido para validar algunas hipótesis, generar nuevas ideas o descubrir lagunas en el camino que estás llevando.

Al final, una evolución hacia la agilidad no tiene sentido en sí misma, la agilidad es un medio para un fin. Y el primer paso es tener claro cuál es ese fin.

 

Referencias:

 

 

 

Este es un tema recurrente con muchas organizaciones a las que ayudo. Como el foco principal del paradigma ágil es la colaboración, muchas veces llega un momento en que ellos notan que sus espacio de trabajo no son ideales para lo que intentan lograr.

 

Espacios frágiles

CubículosLos espacios de trabajo más nocivos que me encuentro suelen incluir desde cubículos hasta oficinas individuales a puerta cerrada. Y aclaro que he trabajado en lugares así, aunque nunca fue mi preferencia. Durante un tiempo -hace muchos años- me tocó una oficina privada, alejada por un pasillo largo del equipo que me tocaba liderar. Al principio me sentí inocentemente importante, pero pronto me di cuenta de que esa distancia no nos beneficiaba en nada.

Algunas variantes de los cubículos son los espacios semi-abiertos con escritorios con divisiones más bajas, que permiten verle los ojos a la persona de enfrente, aunque no alientan una colaboración más allá e una pregunta o conversación esporádica.

Y no sólo los espacios físicos generan fricción. Muchos espacios virtuales también lo son. Muchas de las llamadas "herramientas de colaboración" me resultan consistentemente un impedimento a la conversación cara a cara. A riesgo de controversia, no he visto nunca un equipo que mejore su comunicación (pero si montones que definitivamente empeoraron) por usar Jira, Sharepoint u otras mnstruosidades que están más diseñadas para calmar al management que para que la gente se auto-organice.

 

Espacios con "Onda Ágil"

Héroes

Muchas organizaciones, al sentir que la gente se entusiasma con la agilidad, quieren crear lugares atractivos para atraer talento que espera determinadas características laborales que no son tan fáciles de transmitir a simple vista. Así que recurren al folklore y no muy extrañamente, atraen a los estereotipos a los que se dirigen, lo que no siempre da resultado.

Clásicos de ese estilo son las metegoles (o futbolines, según la región), las paredes ploteadas con íconos y slogans sobre creatividad, innovación y talento, aunque freuentemente esos y otros valores están en las paredes pero no se sienten en el día a día. En algunos extremos (que creo bien intencionados) se ven exaltaciones a los super-héroes, los rock-stars o ninjas. Como si colaborar fuese tratar de ir solo contra todo, inmolándose por alguna causa esquiva.

 

¿Espacios realmente ágiles?

Mis consejos para quienes quieren realmente generar un ambiente de colaboración y dinamismo van siempre en el mismo sentido: empezar por no definir todo, sino dejar lo máximo posible a criterio de los equipos que usarán el lugar.

Para eso, realmente suele ser preferible contar con espacios abiertos, pero como pueden ser ruidosos, se puede recurrir a elementos que la gente pueda usar para crear sub-espacios flexibles y reconfigurables.

Espacio KleerAlgunos de los elementos que prefiero (por experiencia, como materia mínima para que los equipos decidan después):

  • Mesas pequeñas, con patas no intrusivas, donde al menos se pueda trabajar de a dos. O livianas o con rueditas.

  • Tomas de corriente a granel, sobre las paredes. Y que los equipos puedan poner sus (inevitables) extensiones por donde quieran. Si los cables se tornan molestos o peligrosos, ellos deberían encontrar la mejor solución, no un "arquitecto".

  • Pizarras o bastidores fáciles de mover (con rueditas o livianos) pueden servir como separadores, aislantes acústicos y también como soporte para radiadores visuales.

  • Paredes libres (también pueden ser ventanas o paneles de vidrio), sin inscripciones, emblemas ni slogans previos. El uso de las paredes para pegar tableros, indicadores, información necesaria para el equipo, es vital para la comunicación osmótica. Los pizarrones de diferente tipo, sobre todo si son móviles, son un buen recurso para discusiones y diagramas efímeros.

  • Buenas sillas. Pensando que los trabajadores del conocimiento usamos sobre todos nuestro cerebro y nuestro trasero, tener buenas sillas (de nuevo, móviles) es una excelente inversión para cuidar la salud y comodidad de los equipos.

Sobre todo, si queremos promover un ambiente de autonomía y creatividad, demos los elementos básicos y dejemos que los equipos se apropien. Lo que no significa dejarlos a la deriva. Se puede explícitamente pedirles que determinen un plan, tal vez con un presupuesto básico y posibles extensiones iterativas.

Varias veces vi que se diseñan espacios incluyendo áreas de "esparcimiento" para los equipos, donde se incluyen equipos de videojuegos, mesas de ping-pong o instrumentos musicales. Pero este nuevamente es per-determinar qué es lo que ellos querrán, en lugar de preguntarles. Tal vez terminen poniendo la consola de juegos, pero ellos elegirán cuál prefieren y cómo instalarla. O tal vez prefieran otra cosa, como un espacio para cocinar o para hacer yoga.

En definitiva, al pensar espacios ágiles, tenemos que mantener sus principios: flexibilidad, transparencia, diversidad.

Si alguno tiene interés en compartir los espacios que generaron, pueden mandarme fotos, y veo cómo compartirlas.

 

 


Al inicio del 2017 estaba refinando mi propósito para el año, y lo registré con esta nube de tags...

Ya pasó el año y un poco más, y llega la hora del repaso anual que vengo publicando hace un par de años (2015, 2016) ...

Fue un 2017 con mucha intensidad y viajes, unas actividades que disfrute un montón, y algunos hitos importantes...

Hago entonces un repaso del año en este post en cuanto a comunidades, eventos, capacitaciones, facilitaciones, coaching y varias otras cosas.







Comunidades y Eventos

Tuve la oportunidad de participar de 7 eventos en el año:








Y también participé de varias reuniones de comunidades locales:





  • Co-organizo la Comunidad Agile Alto Valle (dentro del Meetup Agile Arg), que tuvo 6 encuentros en el año.
 

Capacitaciones

Durante el año 2017 tuve el placer de entrenar a 925 personas (+116% comparado con 2016) a través de 36 capacitaciones (+89%):

Con Kleer:

  • 6 talleres Agile in the Large (1 con Walter Risi) en Buenos Aires.



  • 3 Talleres Agile Experience, 2 en Lima y 1 en Montevideo (con Pablo Lischinsky)

  • 1 Taller de Scrum en Nantes, Francia

  • 1 Taller de Kanban y Visual Management, en Madrid


Y también:
  • 1 taller comunitario de Scrum en Neuquén


Tuve la oportunidad de presentar mi charla "Slow Agile, que vuelvan los lentos!" en la Conferencia Agile Spain (CAS) 2017, en Sevilla. Y la pasé muy bien!






Presentación y Fotos

Les comparto la presentación de la charla, y unas fotos de los participantes respirando bien slow:




Agradecimientos

Quiero agradecer a todos los que se tomaron el tiempo de darme feedback de la charla, con la caja de feedback provista por la organización o en persona:


Referencias Adicionales

Para los que quieren profundizar sobre el tema, comparto un par de referencias adicionales:



Saludos bien Slow!




Durante el Agile Open Camp 2016, facilité una sesión para conocer y practicar algunas técnicas simples para tener un día más Slow.








Introducción

La sesión empezó con todos los participantes formando un circulo, con una breve introducción a Slow.

La Propuesta Slow
“Elegir continua y conscientemente el ritmo adecuado para lograr calidad placentera, beneficios sostenibles y conexiones verdaderas.”


La Paradoja Slow
“El ritmo contrarreloj al cuál solemos llevar nuestro día no siempre es necesario, e invertir tiempo en momentos Slow nos permite por ejemplo enfocarnos, vivir mejor y ser más productivos.”


Estaciones de Auto-Aprendizaje


Luego tuvimos dos espacios de 10 minutos en los cuales se formaron grupos en cada una de las estaciones de auto-aprendizaje, donde pudieron leer en conjunto la explicación de la técnica, experimentarla y luego compartir sobre la experiencia. Al cabo de los 10 minutos, la gente se ubica en grupo otra estación, para repetir el espacio con otra técnica.


Las estaciones de auto-aprendizaje


Puedan bajarse las fichas de cada estación de auto-aprendizaje a continuación:

Cierre

Luego de los dos espacios, no quedamos con poco tiempo (¡Slow!), pero pudimos re-armar un circulo con todos los participantes y compartir un poco sobre lo experimentado, hacer comentarios sobre la utilidad de las distintas técnicas y mencionar otras técnicas de interés. 


Tu Propia Técnica

Un aspecto que remarcaron varios de los participantes es lo de encontrar cada uno su propia técnica Slow, la que nos funcione mejor. Para eso hay que ir probando distintas técnicas, experimentar e inventar.

Quizás detectaste la inconsistencia entre el “6” del título y las 5 estaciones mencionadas hasta ahora… Justamente había una sexta estación especial: “Diseña tu propia técnica”. Si bien no tuvimos tiempo en la sesión de ejecutarla, la mencione rápidamente y la comparto acá:




A continuación, comparto el material correspondiente a la estación:
Comparto también una ficha de una técnica creada por Gabriel Garcia Peña durante el evento: Freno Natural

Te invito a compartir tus propias técnicas en los comentarios.


Feedback y Más

Como los participantes no pudieron hacer todas las estaciones durante la sesión, dejé en un costado del salón del evento las fichas de cada estación durante el resto del evento, para que cada uno pueda mirarlas o practicarlas cuando quiera. Se ve que algunos de los tomaron muy en serio, y así quedaron:






Después del evento pedí feedback sobre la sesión y eso es lo que recibí:
"Me gustó mucho tu sesión slow, gran aplicación de "estaciones de aprendizaje". El material fue muy bueno, tanto por contenido como por la parte visual -- iconitos grosos. Todos nos quedamos con las ganas de poder hacer todas las estaciones . . . Para una sesión de Open Space en perfection game para mí fue un 10." - Ricardo C.

"Puntaje 9,5
Destaco: Las técnicas, el incluir "tu propia técnica", el trabajo en grupos pequeños, el material pre-impreso.
Mejoraría: Daría mas SLOW la introducción antes de los grupos (la introducción de las técnicas para poder elegir se dijo muy rápido)" - 
Diego S.R.


Como material adicional, podes consultar el post Slow Agile – Que vuelvan los lentos, que tiene referencias de interés. Y si queres conocer más de Slow y de cómo revertir tu relación con el tiempo, quizás te interese el Taller del Tiempo online.
La facilitación de procesos grupales tiene miles de facetas y escuelas. Muchas veces vemos facilitadores buscando protagonismo, lo cual suele atentar contra la emergencia de la inteligencia colectiva del grupo facilitado.

Basado en una idea de mi colega Juan Gabardini en Kleer, co-creamos con el un experimento de auto-facilitación que tuvo lugar el 12 de septiembre del 2017 en Santiago de Chile: Taller de Auto-Facilitación.

Gracias a todos los participantes, viví una experiencia increíble, que quiero compartir en este post.

Los Jardines Japoneses

A finales del siglo XVI, la elaborada ceremonia japonesa del té fue llevada de la casa principal a un pequeño refugio dentro de su propio jardín especial. Los visitantes caminaban por un estrecho sendero llamado roji que conducía a la casa de té. 

A través de este sendero, los visitantes podían recorrer el jardín, y, a lo largo del camino, despojarse de sus preocupaciones y ansiedades antes de entrar en el estado de ánimo espiritual especifico para la ceremonia del té. 

La sofisticada experiencia del recorrido del jardin japones es consecuencia del trabajo (o arte) del diseño del jardín y del sendero, donde varios elementos como el agua, las rocas, la puerta, las curvas del sendero, entre otros, logran efectos específicos sobre el visitante. 

Juan Gabardini tuvo la idea de explorar esta metáfora del jardin japones en el contexto de la facilitación de procesos grupales. Con él, nos interesa en particular los contextos en los cuales se pueden aplicar mecanismos relacionados con esta metáfora para lograr una facilitación de procesos grupales sin recurrir a un facilitador protagónico dirigiendo a todos. 

Este taller fue un gran experimento en el cual intentamos aplicar esta metáfora a varios mecanismos de auto-facilitación.

Desarrollo del Taller

El taller siguió los siguientes pasos:

1.Inicio

Inicio del taller

Al entrar al lugar del taller, los participantes recibían una ficha de bienvenida con algunas explicaciones sobre el taller. En particular se los invitaba a participar en todas las actividades y además se le delegaba una responsabilidad de facilitación, descrita en la ficha. 


Las responsabilidades delegadas fueron: 
  • Cuida-Tiempo: Asegurarse que cada actividad empieza y termina a tiempo.
  • Cuida-Atrasados: Asegurarse que los participantes que llegan tarde puedan integrarse a las dinámicas del taller.
  • Cuida-Materiales: Asegurarse que todos los participantes o grupos tengan los materiales adecuados para las actividades.
  • Cuida-Consigna: Asegurarse que los participantes conozcan y entiendan la consigna de la actividad.
  • Cuida-Foco: Asegurarse que los participantes mantengan el foco durante la actividad, y que la misma se lleve sin bloqueos.
  • Cuida-Grupo: Asegurarse que se armen y mantengan  los grupos de trabajo durante la actividad.

Ejemplo de ficha de facilitación

Se combinaban algunas de estas responsabilidades con las 4 estaciones del taller. Tuvimos varias personas cumpliendo la misma responsabilidad y en algunos casos se pudieron conocer y ponerse de acuerdo. 

A partir de este momento, no iba a intervenir más en el taller. Ya había dejado armado 4 estaciones bien identificadas y visibles, cada una con sus horarios definidos y consigna, con flechas en el piso para destacar el sentido a seguir.

2. Conexión

En esta estación, el objetivo era que los participantes puedan conectarse con la temática, con algo relacionado de su contexto laboral y con los otros participantes. Para eso tuvieron que dibujar cada uno la entrada de su lugar de trabajo y luego compartir varias veces en pareja sobre el tipo de interacciones que ocurren en esta entrada. Una vez terminado el tiempo, se movieron solos a la segunda estación. 

Estación A.Conexión

3. Metáfora

En esta estación, el objetivo era que los participantes estudien en grupo alguna parte de la metáfora del jardin japones, que la resumieran y que finalmente la presenten al resto de los participantes. Para eso, formaron 4 grupos que recibieron cada uno una ficha que describe algunos aspectos importantes de los jardines japoneses: el jardin exterior y la puerta, el camino (roji), la casa de té, el agua.

Cada grupo estudió por su lado la ficha, y luego dibujaron en una lamina grande un resumen del tema. Finalmente cada grupo presentó brevemente su resumen al resto de los grupos. 


Un grupo trabajando

Otro grupo presentando

4. Debate

En esta estación, el objetivo era que los participantes puedan debatir todos juntos en forma ordenada sobre la aplicación de la metáfora del jardin japones a la facilitación de procesos grupales. Se utilizo el formato de debate Fishbowl, con unas preguntas para guiar el debate sobre los campos de aplicación y los mecanismos de facilitación relacionados. 

Debate en formato Fishbowl


5. Para llevar

En esta ultima estación. el objetivo era reflexionar sobre los principales aprendizajes del taller y proyectar cómo aplicarlos en el día a día de cada participantes. Para eso, primero cada uno escribió en post-its los aprendizajes que destacaba del taller. Luego en pareja se compartieron los aprendizajes y pensaron como aplicarlos en su día a día. Finalmente se intercambiaron datos de contacto, con la consigna de escribirse a la semana para compartir como les fue con la aplicación. 

Compartiendo aprendizajes en parejas

6.Cierre

En este punto, se terminó el experimento de auto-facilitación, y armamos un circulo con los participantes que se querían quedar, en el cuál analizamos y compartimos la experiencia. 

Aquí comparto todas las fotos del taller.

Reflexiones

El taller en si duró 1h45, y el cierre posterior 30 minutos. Participaron aproximadamente 25 personas. Comparto algunas reflexiones sobre el experimento, e invito a los participantes a sumar sus propias reflexiones en comentarios:

  • La preparación fue importante. Si bien Juan Gabardini había madurado la idea, había facilitado una sesión de debate sobre el tema en el Agile Open Camp Chile 2017, y una Jam Session No Facilitator en Agile 2017, la preparación implicó varias reuniones y horas de preparación de los materiales y consignas. La instalación en el lugar del taller también requirió más de una hora.
  • Unos momentos iniciales incómodos. Al inicio del taller, varios participantes comentaron que sintieron cierta incomodidad al no tener una persona que les dijera que hacer. Personalmente estaba inquieto, esperando a ver si iban a empezar como estaba previsto. Por suerte en el momento adecuado, el participante Cuida-Tiempo llamo a todos y explico su rol y que era el momento de empezar con la actividad. A partir de ahí todo fluyó muy bien. 
  • Un facilitador prescindible. Me había puesto el reto de intentar no intervenir en el taller. En varias oportunidades me tuve que morder la lengua para lograrlo. Finalmente tuve que intervenir en algún momento con el participante Cuida-Materiales ya que había un problema de entendimiento de la palabra "Rotafolio". También participe brevemente en el debate Fishbowl ya que me estaban haciendo una pregunta concreta sobre el diseño de las cartas. Y finalmente me sume en la ultima estación porque tenía muchas ganas de escuchar y compartir con los participantes. Aparte de eso, fue una experiencia increíble "soltar" la facilitación para que emerja la auto-facilitación. 
  • Unos facilitadores compenetrados. Comentaron varios participantes que se compenetraron son sus responsabilidades y que intentaron cumplirla de la mejora forma, aunque al principio se sentían un poco desorientados. En algunos momentos surgieron actos de facilitación emergentes no previstos en las cartas que ayudaron a que las actividades fluyan. Se ve que todos entendieron bien las cartas, ya que no tuve casi ninguna pregunta al respecto.
  • Un buen experimento. Me quede muy satisfecho con los resultados del experimento, y pude corroborar que los participantes también. Varios mencionaron el camino personal que siguieron durante el taller y como la secuencia de las estaciones los llevo por distintos estados. Muchos reconocieron también los mecanismos de auto-facilitación usados en el taller y como se relacionan con la metáfora del jardin japones. Algunos identificaron el gran potencial de estos mecanismos para aplicarlos en su trabajo. 

Aprendizajes potentes


En el cierre del taller los participantes me regalaron con su feedback varias sugerencias de mejora del taller, que espero poder implementar para poder realizar otros experimentos en breve... Nuevamente gracias a todos los participantes por su predisposición y por prestarse al experimento! Y muchas gracias a COE Everis por el lugar, comida y bebida, y a Movimiento Ágil por la organización impecable!

Más

Comparto algunas referencias que para mi fueron inspiradoras en esta temática: 

En una entrevista, una vez me preguntaron: como Agile Coach, ¿cuál sería la primera intervención que harías en un equipo? Sin haberlo pensado antes lo primero que se me vino a la mente fue: Asistir a la Daily Scrum en calidad de observador.

Años después y tras haber trabajado con muchos equipos desde Kleer, me encuentro validando mi punto de vista inicial y sosteniendo que:

La Daily Scrum es el momento de mayor ancho de banda y eficiencia sobre la dinámica y la cultura de un equipo Scrum que un Agile Coach puede aprovechar.

El ancho de banda es la cantidad de información disponible por unidad de tiempo. Y la eficiencia es relación entre ambas dimensiones: la gran cantidad de información y la breve duración de la reunión. En tan sólo 15 minutos, un Agile Coach puede obtener mucha información valiosa.

Y la gran ventaja es que a diferencia de otros eventos de Scrum, es una oportunidad de aprendizaje que ocurre todos los días.

El tablero de tareas y otros radiadores visuales de información (si existen) tienen mucha información útil, pero son sólo un poster, donde la Daily Scrum son los trailers de la película. En la Daily Scrum vemos tablero y al equipo en acción.

¿Y la Calidad de la Información?

Gracias a la experiencia y la capacidad de escucha y de observación, el Agile Coach puede obtener información realmente útil.

Incluso cuando el Agile Coach tiene muy poco contexto sobre el equipo o el producto que desarrollan, puede percibir información valiosa, ya que no se centra en el contenido, sino en la calidad del proceso, la estructura y las relaciones.

Las observaciones, deben ser tomadas como lo que son. El primer paso es validarlas con el Equipo antes de operar con base en supuestos.

¿Qué observar?

El siguiente es un listado de los aspectos a los un Agile Coach debe prestar atención.

  • Cómo es el estado de ánimo del Equipo.
  • Cómo es el entusiasmo, interés y motivación del Equipo para con el trabajo.
  • Cómo es la claridad y entendimiento sobre el Sprint, los objetivos y las tareas planificadas.
  • Cómo es el compromiso y la responsabilidad ante los acuerdos.
  • Cómo hacen los acuerdos
  • Cómo son las relaciones entre los miembros del equipo.
  • Cómo está el nivel de confianza entre las personas. Cómo es la indagación y el cuestionamiento de los puntos de vista.
  • Cómo es la efectividad de la comunicación.
  • Cómo es el nivel de formalidad o informalidad en el trato y en el proceso.
  • Cómo es el nivel de interés y atención en el trabajo de los demás, la colaboración y soporte entre los miembros
  • Cómo es el nivel de participación y de indagación.
  • Cómo está el nivel de transparencia de información.
  • Cómo es la capacidad de coordinación táctica. Qué tipo de decisiones se toman.
  • Cómo se toman las decisiones.
  • Cómo está funcionando el Tablero de tareas y radiadores visuales de información.
  • Quién y cómo actualiza las métricas, tableros y radiadores visuales de información
  • Cómo es la capacidad de mantener el foco y manejar los tiempos.
  • Cómo es el liderazgo, el empowerment y la auto-organización
  • Cómo es la gestión de impedimentos
  • Qué métricas de proceso utilizan
  • Cómo es el manejo de las prioridades.
  • Cómo es la calidad de las discusiones en el equipo sobre lo que es posible y lo que no.
  • Cómo es la participación de otras personas externas el Equipo. ¿Es el Product Owner parte del equipo?

Además, prestar atención a todo tipo de situaciones circunstanciales y cómo el equipo se hace cargo de las mismas. Por ejemplo: un miembro del equipo no está, el Scrum Master está en otra reunión, una tarea que los presentes no reconocen, un radiador visual desactualizado, etc.

La actividad de observación genera el mínimo nivel de intervención e interrupción en el Equipo. A diferencia, por ejemplo de facilitar una Retrospectiva, donde estaríamos haciendo una intervención directa en la forma normal de operación del equipo.

Si los ojos son la ventana del alma,
la Daily Scrum es la ventana a la cultura del Equipo.

En lo discursivo, la historia que nos cuentan sobre el equipo es sólo la versión de una persona, con sus recortes y distorsiones naturales. Muchas veces suele ser el caso ideal y no el cotidiano.

En Kleer, la experiencia de compartir el proceso de aprendizaje y evolución de muchos equipos, nos permite identificar los patrones de comportamiento que los potencian, así como también los anti-patrones que los limitan.

Como Agile Coach, acompañamos a los equipos en el proceso de identificar estos comportamientos y oportunidades de mejora para potenciar el rendimiento del equipo y la satisfacción en el trabajo.

 

Damián Buonamico

Twitter: @dbuo

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(Foto de Damián Buonamico)
La Era Digital -también llamada Era del Conocimiento y la Innovación, sigue avanzando y acelerándose entre nosotros potenciada por: 1) la tecnología que apunta a automatizar gran parte del trabajo humano; 2) la globalización que nos exige ser cada día más creativos, competitivos y eficientes.
En este contexto la pregunta del millón es ¿Qué deberíamos cambiar o mejorar del Management para acelerar la innovación empresarial?

Y para encontrar algunas respuestas podemos recurrir a las funciones básicas tradicionales de Directores y Gerentes: Planificar, Organizar, Liderar y Controlar, buscando re-definirlas y adaptarlas a las exigencias, las oportunidades y los valores que nos presenta la Era Digital:


Función Ejecutiva
Definición tradicional
Re-definición
Planificar
Utilizar metodología y lógica para definir los objetivos, la estrategia y las acciones de la empresa.
Trabajar en equipo para la co-creación de una visión y objetivos bien conocidos y entendidos por todos. Programación de iniciativas y proyectos en forma iterativa con ciclos cortos, para aprovechar las oportunidades, obtener feedback y reducir riesgos.
Organizar
Alistar y coordinar el trabajo, la autoridad y los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa.
Facilitar y estimular la formación de equipos empoderados; proveerlos de los materiales, formación y entorno de trabajo apropiados y  necesarios para crear productos y servicios con alto impacto positivo en el mundo.
Liderar
Dirigir, influenciar y motivar a los empleados para que realicen correctamente las tareas esenciales.
Crear contextos de confianza, aprendizaje y colaboración que permitan a los equipos y las personas el alcanzar su máximo potencial de Productividad, Calidad y Satisfacción.
Controlar
Asegurar que la empresa esté cumpliendo sus objetivos.
Promover la visibilidad de los resultados a través de métricas orientadas a aumentar la eficiencia de los procesos y la mejora continua.


Durante las transiciones sugerimos evitar saltos al vacío o seguir recetas que nos prometen “LA SOLUCIÓN”. Proponemos en cambio avanzar sobre seguro a través de la formulación y ejecución de experimentos de bajo riesgo con objetivos de aprendizaje validados -- así rápidamente se pueden lograr mejoras concretas, efectivas y sostenibles en algunos equipos, que luego se expanden al resto de la organización.


Textos sugeridos relacionados:
The Future Of Leadership And Management In The 21st-Century Organization por Brent Gleeson @ Forbes Magazine

Entrenamientos de Kleer relacionados:





"El objetivo de la comunidad es asegurarse de que todos sus miembros son escuchados y hacen entrega de los dones que han traído a este mundo. 

Sin esa entrega, la comunidad muere. Y sin la comunidad, el individuo se queda sin lugar donde hacer su contribución. 

La comunidad es ese lugar que nos equilibra y al que las personas acuden para compartir sus dones y recibir los de los demás."

- Sobonfú Somé | Historias Africanas sobre el Amor y la Amistad
Describir la realidad en un modelo o usando metáforas es un mecanismo muy potente para ayudarnos a reflexionar sobre lo que nos pasa de forma racional y poder pensar luego eventuales cambios. Por ejemplo los LEGO Serious Play o el Coaching con LEGO explotan este mecanismo de distintas formas.

La dinámica de retrospectiva que voy a presentar a continuación usa este mecanismo proponiendo describir lo más importante de la iteración pasada en una representación que usan los participantes todos los días, como puede ser el código fuente apara desarrolladores de software.



  • Nombre: Dígalo con Código

  • Participantes: 4+

  • Duración: 10-15 minutos

  • Alcance: Al finalizar una iteración corta (3 semanas o menos)

  • Propósito: Abrir la retrospectiva y/o Recolectar información

  • Facilitador: Recomendable

  • Objetivos: Esta dinámica permite a los participantes recordar lo más importante de la iteración y describirlo en una forma divertida.

  • Material y Preparación
    • 1 hoja A4 y 1 marcador por participante. 

  • Pasos

1. Explicar el objetivo de la dinámica y repartir una hoja y un marcador por participante.

2. Pedir a cada participante que se tome un tiempo para recordar la iteración que se termina. Dejar 5 minutos para que cada participantes escriba en su hoja entre 3 y 10 lineas de código que describa lo más importante de la iteración. Cada uno puede elegir el lenguaje de programación o pseudo-código que quiera.

Ejemplos de código para describir la iteración pasada

3. Una vez que terminaron todos, pedir a cada uno que comparta su código y explique brevemente porque lo escribió así.


  • Variantes
    • Esta dinámica esta pensada para equipos de desarrollo de software. Sin embargo es extrapolable a otros dominios. Por ejemplo unos testers pueden describir el sprint escribiendo un caso de prueba. Unos abogados como una clausula de un contrato, unos contadores como un balance contable, unos especialistas en procesos en un diagrama de proceso, unos diseñadores web como un wireframe de una pagina web, unos ingenieros electrónicos como el diseño de un circuito electrónico, etc.

Ejemplo de descripción de la iteración con circuitos electrónicos 

    • En lugar del paso 3, se puede solicitar a los otros participantes que intenten adivinar porque la persona escribió este código, y luego validar esta explicación con el interesado.
    • Si son muchos participantes, se puede hacer el ejercicio en parejas o de a 3, dejando un poco más de tiempo en el paso 2, para que cada grupo pueda escribir colaborativamente su código.
    • Se puede agregar un paso adicional al final, en el cual todo el equipo consolida las propuestas de todos los participantes en un solo código. En este caso contar 10 minutos más.

  • Tips
    • En la explicación no presentar un ejemplo, que puede generar un gran sesgo en lo que escriba cada participante luego. Si alguien se queda con la hoja en blanco, el facilitador puede acercarse y ayudarlo preguntando lo más importante de la iteración y dándole ideas (¿Qué tal usar un "for"? ¿Un "try-catch"?, etc.).
    • Puede ser útil poner una música tranquila no muy fuerte durante el paso 2.
    • En esta dinámica lo importante es que cada participante pueda expresarse, aunque sea brevemente. El facilitador debe cuidar que todos escuchen a la persona que cuenta su código.
    • El facilitador puede hacer un breve cierre al final de la actividad destacando lo más importante que se vio en los códigos escritos.

  • Origen: Thomas Wallet

Interpreter Book

Suelo escuchar varios podcast mientras me muevo por Buenos Aires u otras ciudades en mi trabajo. Uno de los que sigo desde hace años es el de Scott Hanselman, que es quizá una de las personas que más me impactó dentro de lo que se conoce como la "comunidad Microsoft".

Scott, más allá de seguir trabajando para Microsoft en el grupo de ASP.NET y herramientas de Azure, es un tipo inquieto que mantiene varios podcasts e iniciativas, y sobre todo valoro su constante esfuerzo por lograr una industria más inclusiva, recibiendo a a gente de toda edad, raza, identidad u orientación sexual, religión o ideario.

Pero basta de elogios al amigo Scott. El tema que me atrajo especialmente en éste último podcast fue que entrevistaba a Thorsten Ball, quien auto-publicó el libro "Writing An Interpreter In Go", que trata básicamente de eso: recorre todos los pasos de escritura de un intérprete. En su caso del lenguaje Monkey que él diseñó para el libro mismo, y que es bastante similar a JavaScript o un montón de otros lenguajes de la familia de las llaves {}.

Más allá de que es un tema interesante, me gustó que la manera en que lo hace es utilizando lo más básico de Go, sin más que la librería standard, construyendo desde cero el parser y el lexer, y sin usar ninguna librería particular. Y por supuesto, utilizando TDD.

Es un libro que recorre en mayor detalle el camino constante del Maestro Ángel Java López, que como puede verse en su cuenta de GitHub escribe este tipo de intérpretes o compiladores todo el tiempo.

¿Por qué escribir un intérprete a esta altura? Básicamente porque las capacidades y el entendimiento de sus partes nos ayudan a ser mejores programadores en general, como llegado cierto punto un buen automovilista tiene que aprender de mecánica, o un rocker necesita aprender sobre ingeniería de sonido.